Verificação Prévia de Pedidos de Pagamento

Problema que resolve

O pedido de pagamento é o acto em que a organização afirma, perante a autoridade, que a despesa realizada é elegível e está demonstrada. É simultaneamente o acto de maior consequência e aquele que, com mais frequência, é preparado sob pressão de prazo por quem tem outras responsabilidades.

A verificação prévia independente inverte a ordem em que os problemas são descobertos. Faz com que a insuficiência documental seja detectada por quem trabalha para o beneficiário, e não por quem o audita.

Âmbito da intervenção

• Verificação da elegibilidade material e temporal de cada rubrica de despesa incluída no pedido.
• Verificação da completude e conformidade formal dos documentos de suporte.
• Verificação da correspondência entre despesa declarada, execução física e âmbito aprovado.
• Verificação da não sobreposição com outras fontes de financiamento do mesmo custo.
• Verificação do cumprimento das obrigações de publicidade e de contratação aplicáveis.

Entregáveis

• Relatório de verificação por pedido, com identificação das rubricas verificadas e das reservas suscitadas.
• Lista de correcções a efectuar antes da submissão, ordenada por criticidade.
• Registo cumulativo das reservas e da respectiva resolução, integrado no dossiê do projecto.

Metodologia

1. Recepção. Recepção do pedido em preparação e da documentação de suporte, com prazo acordado antes da submissão.
2. Verificação. Verificação sistemática segundo lista de verificação por tipologia de despesa.
3. Reserva. Formulação escrita das reservas, com indicação da norma ou cláusula que as fundamenta.
4. Resolução. Acompanhamento da correcção e verificação de segunda passagem sobre os pontos corrigidos.
5. Registo. Integração do relatório no dossiê, para efeitos de demonstração do controlo exercido.

Fundamento normativo

Regulamento (UE) 2021/1060, em matéria de elegibilidade e de responsabilidades do beneficiário; Regulamento (UE) 2024/795, artigo 4.º, n.º 7, quanto à prevenção da sobreposição de contribuições; clausulado do aviso e do termo de aceitação.

Delimitação

A verificação é independente e destina-se ao beneficiário. Não constitui certificação de despesa para efeitos externos nem substitui as verificações de gestão da autoridade competente.