Gestão do dossiê do projecto
Organização, indexação e manutenção do dossiê físico e digital, com estrutura desenhada para responder a uma verificação sem trabalho de reconstituição. Controlo de versões e registo de alterações.
Secretariado técnico
Secretariado técnico especializado
A execução de um projecto co-financiado gera um volume documental que excede, com frequência, a capacidade administrativa instalada do beneficiário. O secretariado técnico assegura essa carga sem consumir a equipa do projecto.
Calendário de obrigações
Constituição e monitorização do calendário de obrigações contratuais: relatórios de execução, pedidos de pagamento, prazos de aquisição, obrigações de publicidade e datas de encerramento.
Preparação documental de pedidos
Recolha, verificação formal e organização dos documentos de suporte à despesa, com listas de verificação por tipologia de despesa e detecção prévia de omissões.
Interlocução procedimental
Registo e encaminhamento da correspondência com o organismo intermédio e com a autoridade de gestão, com controlo de prazos de resposta e arquivo estruturado.
Porquê
A carga administrativa é uma causa material de risco
A experiência de auditoria a projectos co-financiados demonstra que uma parte substancial das correcções financeiras não decorre de intenção fraudulenta nem sequer de erro material de fundo, mas de insuficiência documental: o documento existe mas não está localizável, a despesa é elegível mas não está demonstrada, a decisão foi tomada mas não está registada. A qualidade do arquivo é, por isso, uma variável de risco financeiro directo e não uma questão administrativa menor.
O secretariado técnico especializado distingue-se do apoio administrativo genérico por conhecer, à partida, a estrutura de prova que uma verificação exige. Organiza o dossiê segundo a lógica de quem o vai auditar, e não segundo a lógica de quem o produz. Esta diferença de perspectiva é a razão pela qual o serviço tem valor autónomo.
O secretariado técnico é prestado de forma articulada com as demais linhas de serviço, mas pode ser contratado isoladamente por organizações que disponham de competência técnica interna e careçam apenas de capacidade de execução documental.