Sistema de Controlo Interno do Beneficiário

Problema que resolve

A conformidade de um projecto co-financiado não resulta de diligência individual: resulta de um dispositivo. Enquanto a verificação depender da atenção de uma pessoa em particular, a organização está exposta à ausência, à rotação e ao esquecimento dessa pessoa.

Este serviço instala o dispositivo. Define quem verifica o quê, em que momento, contra que critério e com que registo, de modo a que a conformidade se torne uma propriedade do processo e não uma característica de quem o executa.

Âmbito da intervenção

• Desenho do circuito de despesa, da requisição ao pagamento, com pontos de controlo e segregação de funções.
• Matriz de segregação de custos por rubrica e por fonte, para prevenção do duplo financiamento.
• Mecanismo de alerta sobre operações societárias com impacto potencial em matéria de localização.
• Calendário de obrigações contratuais com responsáveis, prazos e evidência exigida em cada momento.
• Registo de decisões e de alterações de âmbito, com regra de escalonamento para decisões materiais.
• Regras de arquivo e de conservação alinhadas com os prazos aplicáveis ao projecto.

Entregáveis

• Manual de controlo interno do projecto, com procedimentos, matriz de responsabilidades e formulários.
• Matriz de segregação de custos operacionalizada no sistema contabilístico do beneficiário.
• Conjunto de listas de verificação por tipologia de despesa e por acto de gestão.
• Formação de arranque às equipas envolvidas na operação do dispositivo.

Metodologia

1. Levantamento. Levantamento dos circuitos existentes de aquisição, contabilização e pagamento.
2. Desenho. Desenho dos pontos de controlo mínimos necessários, evitando duplicação de circuitos já eficazes.
3. Integração. Integração no sistema contabilístico e nos procedimentos existentes, sem criar estrutura paralela.
4. Ensaio. Ensaio do dispositivo sobre um conjunto de despesas já realizadas, para aferição da eficácia.
5. Transferência. Formação das equipas e transferência da operação do dispositivo para a organização.

Fundamento normativo

Regulamento (UE) 2024/795, artigo 4.º, n.os 7 a 9; Regulamento (UE) 2021/1060, incluindo a definição de relocalização do artigo 2.º, ponto 27; Regulamento (UE) 2021/1056, na redacção dada pelo artigo 11.º do Regulamento STEP.

Delimitação

O sistema é concebido e instalado, sendo a sua operação corrente da responsabilidade do beneficiário. A supervisão continuada da operação, quando pretendida, é contratada em regime de avença.